Die ultimative Catering-Checkliste für Events (NRW)
An alles gedacht? Mit dieser Checkliste haken Sie Location, Essen, Getränke und Logistik Schritt für Schritt ab.
Der Teufel steckt im Detail. Das merken Gastgeber oft erst 30 Minuten vor Beginn, wenn plötzlich Verlängerungskabel fehlen, kein Platz für das Buffet da ist oder niemand weiß, wer die leeren Kisten annimmt. Event-Planung ist Logistik.
Damit Sie nicht improvisieren müssen, haben wir unsere Erfahrung aus tausenden Events in NRW in eine kompakte Checkliste gegossen. Gehen Sie diese Punkte durch, und Sie können sicher sein: Das Essen wird pünktlich, heiß und stressfrei auf dem Tisch stehen.
- Phase 1 (Wochen vorher): Personenzahl, Datum, Budget und Location fixieren.
- Phase 2 (Menü): Auswahl treffen, Allergene abfragen, Sonderwünsche klären.
- Phase 3 (Logistik): Wo wird aufgebaut? Ist Strom da (für Wärmer)? Wo parkt der Lieferwagen?
- Phase 4 (Finalisierung): Exakte Gästezahl melden (Stornofristen beachten!), Zeitplan festzurren.
- Phase 5 (Event-Tag): Ansprechpartner vor Ort einweisen, Fläche freiräumen, genießen.
Lassen Sie sich vom Caterer erklären, wo die leeren Transportboxen während der Feier gelagert werden (meist unter den Buffettischen mit Tischdecken verdeckt). So stolpert niemand drüber und beim Abbau ist alles griffbereit.
„Eine Liste beruhigt. Haken Sie es ab. Wenn Sie bei 'Strom' einen Haken haben, ist das eine Sorge weniger. Den Rest – das Kochen und Pünktlichsein – übernehmen wir.“
Thomas zur Stressvermeidung
1. Die Basics: Wer, Wann, Wo?
Klingt banal, ist aber die Fehlerquelle Nr. 1. Klären Sie frühzeitig den Zugriff zur Location (Schlüsselübergabe?) und die exakte Adresse (Hinterhof? Etage?).
Oft heißt es 'Lieferung zur Sporthalle'. Der Fahrer steht vor der Halle, aber der Eingang für Lieferanten ist hinten. 20 Minuten Verzug sind die Folge.
Checkpoints:
- Datum und Essenszeit (Lieferung ca. 30-60 Min. früher einplanen)
- Exakte Lieferadresse inkl. PLZ und Anfahrtsskizze bei komplizierten Orten
- Ansprechpartner vor Ort mit Handynummer (der auch ans Telefon geht!)
- Etage / Aufzug vorhanden? (Wichtig für den Aufbau)
2. Das Essen & Die Gäste
Schätzen Sie nicht ins Blaue. Nutzen Sie Rückmelde-Karten oder Online-Tools für Einladungen, um Allergien früh zu kennen.
Checkpoints:
- Finale Personenzahl festlegen (Kinder separat zählen?)
- Vegetarier/Veganer Quote schätzen (Tipp: Planen Sie lieber 30-40% Veggie, das essen alle)
- Unverträglichkeiten (Gluten, Laktose, Nüsse) bekannt?
- 'Sattmacher' dabei? (Nur Salat reicht hungrigen Gästen nicht)
- Beschilderung der Speisen (macht der Caterer – prüfen Sie das!)
3. Equipment & Hardware
Das beste Essen nützt nichts, wenn man es nicht servieren kann. Prüfen Sie den Bestand der Location.
Checkpoints:
- Tische für das Buffet vorhanden? (Inkl. Tischdecken?)
- Stromanschluss in der Nähe des Buffets? (230V Schuko reicht meist für Chafing Dishes)
- Geschirr/Besteck: Leihen oder von der Location? (Genug Vorrat für 2. Gang?)
- Gläser & Getränke (oft separat organisiert)
- Müllentsorgung geklärt? (Nehmen wir unseren Verpackungsmüll wieder mit? Ja.)
Mit dieser Checkliste haben Sie 95% aller potenziellen Pannen ausgeschaltet. Die restlichen 5% sind Improvisationstalent, das wir als Profis mitbringen. Gehen Sie die Punkte durch, konfigurieren Sie Ihr Menü online und freuen Sie sich auf Ihre Feier – Sie sind bestens vorbereitet.
- Wann muss ich bestellen?
Infos zu Fristen und Vorlaufzeiten.
- Hilfe, die Gästezahl ändert sich!
Was tun, wenn kurz vor knapp Absagen kommen?
- Wie läuft die Lieferung ab?
Details zum Tag X.
In 3 Minuten zum Angebot
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