Gästezahl ändern: Was beim Catering neu geprüft wird
Warum Gebinde, Preis und Equipment nach einer Änderung neu berechnet werden.
Die Gästezahl kann sich vor einer Veranstaltung ändern. Melden Sie jede Änderung, sobald sie absehbar ist, denn Menümenge, Gebinde, Equipment und Gesamtpreis müssen erneut geprüft werden.
Es gibt keine pauschale Frist oder feste Prozentzahl, die für jeden Auftrag gilt. Maßgeblich sind der bestätigte Auftrag, der Einkauf und der Zeitpunkt der Änderung.
- Änderungen sofort mit Auftragsnummer melden.
- Neue Gästezahl und betroffene Menüauswahl nennen.
- Preis und benötigte Gebinde neu prüfen lassen.
- Keine pauschale Änderungsfrist voraussetzen.
Was ändert sich mit der Gästezahl?
Eine andere Gästezahl kann die benötigten Gebinde, den Speisenpreis und die Menge an Equipment verändern. Deshalb reicht es nicht, nur den Endbetrag rechnerisch zu teilen.
Mehr Gäste
Zusätzliche Personen können weitere Gebinde auslösen. Ob die gewählten Gerichte in der neuen Menge verfügbar sind, muss ebenfalls geprüft werden.
Weniger Gäste
Bereits eingeplante oder bestellte Gebinde lassen sich nicht immer vollständig reduzieren. Die tatsächliche Anpassung hängt vom Zeitpunkt und vom bestätigten Leistungsumfang ab.
Bis wann ist eine Änderung möglich?
Die mögliche Frist steht nicht allgemein fest. Fragen Sie anhand Ihres konkreten Auftrags nach, bevor Sie Gästen eine Änderung zusagen.
Vor der Bestätigung
Solange die Anfrage noch geprüft wird, kann die Personenzahl neu eingereicht werden. Dadurch kann sich der sichtbare Preis verändern.
Nach der Bestätigung
Nach einer Bestätigung gelten die vereinbarten Bedingungen. Änderungen sind erst übernommen, wenn Sie dazu eine Rückmeldung erhalten haben.
Welche Angaben gehören in die Änderungsnachricht?
Nennen Sie Auftrag, Veranstaltung, bisherige und neue Personenzahl sowie betroffene Ernährungsanforderungen.
- Auftragsnummer
- Veranstaltungsdatum
- Bisherige Gästezahl
- Neue Gästezahl
- Vegetarisch, vegan oder Allergien
- Geänderte Liefer- oder Essenszeit
Wie vermeiden Sie unnötige Sicherheitsmengen?
Arbeiten Sie mit einer realistischen Zusagenliste und aktualisieren Sie diese regelmäßig. Große pauschale Puffer verteuern die Bestellung und erhöhen mögliche Reste.
Rückmeldetermin setzen
Bitten Sie Ihre Gäste um eine verbindliche Rückmeldung vor dem mit dem Caterer vereinbarten Stichtag. Erfassen Sie Begleitpersonen und Kinder getrennt.
Anforderungen separat zählen
Die Gesamtzahl allein reicht nicht, wenn vegetarische, vegane oder allergenbezogene Auswahlen betroffen sind. Halten Sie diese Zahlen zusätzlich aktuell.
Senden Sie Änderungen mit Ihrer Auftragsnummer. Erst nach der Rückmeldung steht fest, welche Mengen und Preise angepasst werden können.
Häufige Fragen
Quellen
- Passendes Catering-Angebot – Mein Catering von Thomas
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